Evidența solicitărilor și pâlnia de vânzări

Configurez evidența astfel încât fiecare solicitare să ajungă într-un singur loc, iar apelurile pierdute să nu mai rămână nevăzute. O dată pe lună vedeți pâlnia: solicitări → răspuns → programare → vizită → plată, defalcată pe surse.

Format

Online + la fața locului

Verificare expres gratuită

Timur Sirghi · Actualizat 30 septembrie 2026

Pentru cine

Pentru clinicile private care primesc solicitări la telefon, în aplicațiile de mesagerie, pe rețelele sociale și de pe site, dar nu au o imagine de ansamblu. Pentru proprietarii de clinici stomatologice, de medicină estetică și de chirurgie plastică care plătesc pentru publicitate și vor să știe câte solicitări ajung la plată și unde se pierd celelalte.

Ce problemă rezolvă

O parte din solicitări stau în telefonul administratorului, o parte în mesajele de pe Instagram, o parte într-un caiet. Apelurile pierdute nu le vede nimeni până nu sună pacientul din nou. Când proprietarul întreabă câte solicitări au fost luna trecută și câte au ajuns la tratament, nu există un răspuns — există doar o impresie. Fără cifre nu e clar ce trebuie reparat: publicitatea, răspunsurile de la recepție sau ce se întâmplă după consultație.

Ce include

Un registru unic al solicitărilor: CRM sau tabel

Reguli: ce notează administratorul și când

Sursa fiecărei solicitări

Înregistrarea apelurilor și configurarea telefoniei

Lista apelurilor pierdute și regula de reapelare

Etapele pâlniei: solicitare → răspuns → programare → vizită → plată

Șablon de raport lunar pe etape și pe surse

Instruirea administratorilor și a responsabilului de raport

Rezultat

Toate solicitările sunt într-un singur loc, fiecare cu sursă și status. Apelurile pierdute se văd imediat și e clar cine sună înapoi și când. O dată pe lună aveți pe masă raportul: câte solicitări au venit, câtora li s-a răspuns, câți pacienți s-au programat, au venit și au plătit — separat pentru fiecare sursă. Deciziile despre publicitate și despre recepție se iau pe baza cifrelor, nu a impresiilor.

Cum decurge lucrul

În vânzarea serviciilor medicale am structurat etapele de vânzare în CRM și protocoalele de revenire la client, iar în vânzările B2B printr-o rețea de dealeri am introdus CRM-ul și raportarea. Într-o clinică sarcina e aceeași: fiecare solicitare să fie vizibilă de la primul mesaj până la plată.

Analiza evidenței actuale. Analizez de unde vin solicitările și unde sunt notate acum: telefon, aplicații de mesagerie, rețele sociale, site, registrul de programări. Dacă ați făcut auditul recepției, pornesc de la rezultatele lui.
Alegerea instrumentului. Stabilim unde se ține evidența: într-un CRM sau într-un tabel. Dacă aveți deja un CRM, îl configurez pe acela, nu vă propun altul.
Configurarea. Definesc etapele pâlniei, câmpul pentru sursă și regulile de notare. Activăm înregistrarea apelurilor, cu avertizarea pacientului la începutul convorbirii, și lista apelurilor pierdute — în telefonia dvs. sau printr-un serviciu potrivit.
Instruirea. Le arăt administratorilor ce trebuie să noteze, în ce moment și cum să lucreze cu lista apelurilor pierdute. Separat, instruiesc persoana care va întocmi raportul.
Primul raport. După prima lună construim pâlnia împreună, vedem unde cifrele nu se potrivesc cu realitatea și corectăm evidența.

De ce am nevoie din partea clinicii

O persoană responsabilă din partea dvs. — proprietarul, managerul sau administratorul principal.
Acces la telefonie, la CRM sau la tabelele actuale, dacă există.
Lista canalelor de publicitate și a altor surse de pacienți.
Timp pentru instruirea administratorilor, prevăzut în program.

Ce urmează

Evidența solicitărilor intră în implementarea standardelor recepției, care costă 900 € și cuprinde și standardele, și instruirea administratorilor. Când evidența funcționează, raportul arată la ce pas se pierd pacienții. De aici se poate repara exact acel punct: standardele de răspuns, confirmarea vizitelor, revenirea după consultație. Ca să estimați cât vă costă pierderile, folosiți calculatorul. Vedeți toate serviciile.

Întrebări și răspunsuri

Ce e mai bine: CRM sau tabel?

Depinde de câte solicitări aveți și de cine lucrează cu ele. Pentru început, un tabel bine organizat e suficient: important e ca toate solicitările să fie într-un singur loc, fiecare cu status și sursă. Dacă tabelul nu mai face față, trecerea la CRM e mai simplă, pentru că regulile de evidență funcționează deja.

Administratorii sunt deja ocupați. Nu le va lua evidența prea mult timp?

Las doar câmpurile fără de care raportul nu poate fi întocmit. La instruire exersăm cum se notează solicitarea chiar în timpul convorbirii, nu la sfârșitul zilei. De regulă, asta durează mai puțin decât căutarea ulterioară a unei conversații pierdute.

Cine întocmește raportul lunar după ce încheiem colaborarea?

Un angajat al dvs. Pregătesc șablonul și instruiesc persoana responsabilă, iar primul raport îl facem împreună. Dacă doriți, pot continua cu etapa de control: analizăm raportul împreună și vă spun ce trebuie schimbat în activitatea recepției.