Auditul recepției
Auditul recepției costă 300 €: analizez apelurile și mesajele clinicii dvs. pe o lună și calculez pâlnia „solicitare → programare → vizită → plată”. Vedeți la ce pas și la care administrator se pierd pacienții și primiți un raport cu planul de corecții.
- Preț
- 300 €
- Format
- Online + un apel pe marginea rezultatelor
Pentru cine
Pentru proprietarii clinicilor stomatologice private cu 3–10 fotolii care au solicitări, dar mai puține programări și plăți decât ar trebui. Pentru cei care au trecut prin verificarea expres și vor să afle cât de mare e problema. Și pentru cei care se pregătesc să investească în publicitate sau în standarde și vor să vadă mai întâi unde anume se pierd pacienții. Se potrivește și clinicilor de medicină estetică.
Ce problemă rezolvă
Verificarea expres arată că problema există, dar nu arată cât de mare este. Câte solicitări pe lună rămân fără programare? Câți pacienți programați nu vin? Câți pleacă „să se mai gândească” cu planul de tratament? La care administrator se pierd mai mulți pacienți și la ce pas? Fără aceste răspunsuri, corecțiile se fac la întâmplare: se rescriu scripturile care funcționează deja, iar pasul la care pleacă cei mai mulți pacienți rămâne neatins.
Ce include
- Apelurile și mesajele clinicii pe o lună: telefon, WhatsApp, Instagram și alte canale
- Pâlnia „solicitare → programare → vizită → plată” în cifre, pe datele dvs.
- Analiza pe fiecare administrator: răspuns, preț, programare, recontactare
- Separat — ce se întâmplă cu pacienții care nu s-au programat pe loc sau au plecat „să se mai gândească”
- Dacă apelurile nu se înregistrează — contacte de tip „pacient misterios” și registrul programărilor
- Raport scris: pâlnia, analiza pe administratori, planul de corecții
- Un apel pe marginea rezultatelor: discutăm raportul și ordinea pașilor
Rezultat
Știți la ce pas al pâlniei clinica pierde cei mai mulți pacienți și de ce. Vedeți cum lucrează fiecare administrator — în cifre și pe exemple din conversații. Aveți raportul și planul: ce corectați mai întâi, ce face echipa singură și unde e nevoie de lucru sistematic. Aceste cifre devin punctul „înainte”, cu care se compară apoi rezultatul.
Cum se desfășoară auditul
- Un apel și NDA. Clarificăm prin ce canale vin pacienții, dacă apelurile se înregistrează, unde se ține registrul programărilor și unde se văd plățile. Semnăm un acord de confidențialitate, iar dacă în lucru apar date ale pacienților — și un acord de prelucrare a datelor.
- Datele pe o lună. Îmi dați acces la înregistrările apelurilor, la mesajele din aplicații și de pe rețelele sociale, la registrul programărilor și la datele despre plăți. Luăm ultima lună completă.
- Pâlnia. Număr câte solicitări au venit și câte dintre ele s-au programat, au venit la consultație și au plătit tratamentul. Separat pe canale și pe administratori.
- Analiza conversațiilor. Ascult apelurile și citesc mesajele: cât de repede se răspunde, dacă se clarifică de ce are nevoie pacientul, cum se comunică prețul, dacă se propune o oră concretă și dacă sunt recontactați cei care nu s-au programat.
- Raportul și apelul. Vă trimit raportul: pâlnia în cifre, analiza pe fiecare administrator și planul de corecții. Apoi îl discutăm la un apel sau la o întâlnire la Chișinău.
Cum arată raportul, puteți vedea în exemplul anonimizat.
Dacă apelurile nu se înregistrează
Auditul se poate face oricum. În locul înregistrărilor fac contacte de tip „pacient misterios” la telefon și prin mesagerie, iar pâlnia o calculez pe baza registrului programărilor și a datelor despre plăți. Conversațiile din WhatsApp și Instagram rămân în aplicații, așa că le analizez ca de obicei.
Pe partea de apeluri precizia e mai mică în acest caz, și scriu asta direct în raport. Telefonia IP cu înregistrarea apelurilor se poate configura la etapa de implementare.
De ce am nevoie de la clinică
Acces la înregistrările apelurilor sau un export al lor, acces la mesaje sau un export al lor, registrul programărilor și datele despre plăți pe o lună. Și o persoană care răspunde la întrebări despre date. Nu e obligatoriu să anunțați echipa dinainte: analizez conversații care au avut deja loc. Dacă apelurile nu se înregistrează, e mai bine să nu o anunțați, altfel contactele de tip „pacient misterios” nu vor arăta munca obișnuită.
Lucrez pe baza unui acord de confidențialitate. Ce anume văd este descris în condițiile de lucru.
Ce urmează
Raportul rămâne la dvs. și îl puteți aplica cu forțe proprii. Dacă doriți, pasul următor este implementarea standardelor recepției, la 900 €: scripturi, evidența solicitărilor, telefonie IP cu înregistrare dacă nu o aveți, instruirea administratorilor și o verificare repetată după aproximativ 3 săptămâni. Decizia o luați după audit. Toți pașii și prețurile sunt pe pagina serviciilor.
Întrebări și răspunsuri
Prin ce diferă auditul de verificarea expres?
Verificarea expres înseamnă 3–5 contacte din afară: arată dacă există o problemă. Auditul privește din interior apelurile și mesajele pe o lună: arată cât de mare e problema, la ce pas al pâlniei se pierd pacienții și cum lucrează fiecare administrator.
Ce este pilotul și care sunt condițiile?
În pilot iau trei clinici în condiții speciale: pentru ele verificarea expres și auditul nu costă nimic, iar implementarea costă 450 € în loc de 900 €. În schimb vă cer permisiunea de a publica cifrele „înainte/după” (se poate fără numele clinicii), recenzia proprietarului și acordul ca următorul client să vă sune pentru o recomandare. Câte locuri au rămas se vede pe pagina principală. În afara pilotului, auditul costă 300 €.
La noi apelurile nu se înregistrează. Se poate face auditul?
Da. În locul înregistrărilor fac contacte de tip „pacient misterios”, iar pâlnia o calculez pe baza registrului programărilor și a datelor despre plăți. Înregistrarea apelurilor se poate configura la etapa de implementare.
Nu se vor supăra administratorii?
Analizez acțiunile din conversație, nu persoana: ce s-a spus despre preț, dacă s-a propus o oră, dacă pacientul a fost recontactat. Raportul îl primiți dvs. și decideți ce îi arătați echipei. Vă recomand să prezentați concluziile ca pe o analiză a procesului, nu ca pe o căutare de vinovați.
Datele noastre nu vor ajunge la concurenți?
Nu. Lucrez pe baza unui acord de confidențialitate (NDA), iar dacă în lucru apar date ale pacienților, semnăm un acord de prelucrare a datelor. Detaliile sunt în condițiile de lucru de pe site.
Trebuie să comandăm implementarea după audit?
Nu. Raportul rămâne la dvs. și îl puteți aplica cu forțe proprii. Implementarea este o colaborare separată, iar decizia o luați după audit.